در دنیای جهانی امروز، نیاز به احراز هویت اسناد برای استفاده بین المللی به طور فزاینده ای رایج شده است. اگر قصد کار، تحصیل یا تجارت در خارج از کشور را دارید، حتما با اصطلاح "آپوستیل" مواجه شده اید. اما آپوستیل مدارک دقیقا چیست و چرا حائز اهمیت است؟ ما در این مقاله به مفهوم آپوستیل و اهمیت آن در زمینه های حقوقی و اداری می پردازیم.

آپوستیل مدارک چیست؟

آپوستیل چیست؟

مهر آپوستیل یا گواهی آپوستیل تأییدیه رسمی است که می توان آن را در سایر کشورها  استفاده کرد.

هدف اصلی آپوستیل اعتبارسنجی مبدأ یک سند عمومی مانند شناسنامه، گواهی ازدواج، رونوشت تحصیلی، وکالتنامه و اسناد محضری و غیره است. با الصاق آپوستیل به یک سند، کشور صادرکننده گواهی می‌دهد که سند واقعی است و می توان در سایر حوزه ها از آن استفاده نمود.

آپوستیل

فرآیند کسب آپوستیل شامل مراحل زیر می شود:

-احراز هویت سند: سند مورد نظر باید ابتدا توسط مقام صلاحیتدار در کشور صادرکننده احراز هویت شود که این احراز هویت شامل تأیید اسناد رسمی یا تأیید توسط سازمان های دولتی مانند وزارت امور خارجه است.

-صدور آپوستیل: پس از احراز هویت سند، آپوستیل به مرجع تعیین شده ارائه می شود.

-پیوست آپوستیل: پس از تأیید صحت سند، آپوستیل مستقیماً بر روی سند یا در برگه جداگانه ای که الصاق می شود. آپوستیل حاوی اطلاعات ضروری، از جمله کشور صادرکننده، نام امضاکننده، سمت امضاکننده ، مهر یا مهر مرجع صادرکننده آپوستیل و تاریخ صدور است.

اهمیت آپوستیل

آپوستیل به عنوان یک مهر تایید شناخته شده جهانی عمل می کند و نیاز به گواهینامه های متعدد را از بین می برد که در نتیجه روند قانونی سازی اسناد برای استفاده بین المللی تسهیل می شود. آپوستیل به مقامات خارجی این اطمینان را می دهد که سند مورد نظر معتبر است و می توان برای اهداف قانونی یا اداری به آن استناد کرد.

محدودیت های آپوستیل

توجه به این نکته مهم است که آپوستیل در بین کشورهای عضو کنوانسیون لاهه پذیرفته شده است، اما اعتبار یا صحت محتوای خود سند را تضمین نمی کند بلکه صرفاً صحت منشأ سند و امضای مرجع صادرکننده را تأیید می کند. بنابراین، افراد یا سازمان‌هایی که بر مدارک آپستیل تکیه می‌کنند باید در تأیید محتویات آنها در صورت لزوم دقت لازم را به کار گیرند.

کدام کشورها آپوستیل را می پذیرند؟

کشورهای زیر برای قانونی‌سازی بین‌المللی اسناد، آپوستیل را به رسمیت می‌شناسند و صادر می‌کنند. این کشورها در مجموع به عنوان "کشورهای عضو کنوانسیون آپوستیل لاهه" شناخته می شوند: آلبانی، آندورا، آنتیگوا و باربودا، آرژانتین، ارمنستان، استرالیا، اتریش، آذربایجان، باهاما، باربادوس، بلاروس، بلژیک، بلیز، بوسنی و هرزگوین، بوتسوانا، برونئی. دارالسلام، بلغارستان، چین (ماکائو و هنگ کنگ)، کلمبیا، جزایر کوک، کرواسی، قبرس، جمهوری چک، دانمارک، دومینیکا، اکوادور، السالوادور، استونی، فیجی، فنلاند، فرانسه، گرجستان، آلمان، یونان، گرانادا، هندوراس مجارستان، ایسلند، هند، ایرلند، اسرائیل، ایتالیا، ژاپن، قزاقستان، کره، جمهوری، لتونی، لسوتو، لیبریا، لیختن اشتاین، لیتوانی، لوکزامبورگ، مالاوی، مالت، جزایر مارشال، موریس، مکزیک، مولداوی، جمهوری، موناکو، نامیبیا، هلند، نیوزیلند، نیوئه، نروژ، پاناما، لهستان، پرتغال، رومانی، روسیه، سنت کیتس و نویس، سنت لوسیا، سنت وینسنت و گرنادین، ساموآ، سن مارینو، صربستان و مونته نگرو، سیشل، اسلواکی، اسلوونی، آفریقای جنوبی، اسپانیا، سورینام، سوازیلند، سوئد، سوئیس، جمهوری مقدونیه، تونگا، ترینیداد و توباگو، ترکیه، اوکراین، بریتانیا، ایالات متحده آمریکا، ونزوئلا.

آیا گواهی آپوستیل برای هر مدرکی قابل اعمال است؟

تقریباً همه اسناد می توانند آپوستیل داشته باشند و مشکلی خاصی از این بابت وجود ندارد.

کاربردهای آپوستیل مدارک

کاربرد اسناد آپوستیل متنوع است و زمینه های مختلف شخصی، حرفه ای و قانونی را در بر می گیرد که به قرار زیر است:

1. مسافرت و مهاجرت بین المللی:

-درخواست‌های ویزا: بسیاری از کشورها به اسنادی مانند گواهی تولد، گواهی ازدواج، و گواهی‌های ترخیص پلیس به عنوان بخشی از درخواست‌های ویزا نیاز دارند.

-مجوزهای اقامت: هنگام درخواست برای اقامت یا تابعیت در یک کشور خارجی، ممکن است برای تأیید اطلاعات شخصی و وضعیت حقوقی، ارسال مدارک الزامی باشد.

2. تحصیلات و فعالیتهای علمی:

-پذیرش: دانشگاه ها و مؤسسات آموزشی اغلب برای تأیید صحت مدارک، ریز نمرات، دیپلم و مدارک تحصیلی را درخواست می کنند.

-مجوزهای حرفه ای: برخی از مشاغل برای دریافت مجوزها یا گواهینامه ها در حوزه های قضایی خارجی نیاز به اسناد و مدارک یا گواهی نامه نیاز دارند

3. تبادلات استخدامی و تجاری:

-مجوزهای کاری: کارفرمایان می توانند مدارک ارسالی مانند مدرک تحصیلی، مدارک حرفه ای و سابقه اشتغال را به عنوان بخشی از فرآیند درخواست مجوز کار درخواست کنند.

-قراردادهای تجاری: برای معاملات تجاری، مشارکت ها و قراردادهای حقوقی در خارج از مرزهای یک کشور، اسنادی مانند اساسنامه، گواهی حسن نیت، و وکالتنامه مورد نیاز است.

4. تشریفات قانونی و اسناد محضری:

-رویه دادگاه: اسناد ارسال شده برای رسیدگی های حقوقی، از جمله استشهادنامه، وکالت نامه، و احکام دادگاه برای اطمینان از اعتبار و قابلیت اجرا در دادگاه های خارجی ضروری است.

-قراردادهای محضری: اسنادی که محضری شده اند، مانند قراردادها، مبایعه نامه ها و اسناد برای شناسایی و اجرای بین المللی نیاز به گواهی نامه داشته باشند.

5. مسائل شخصی و خانوادگی:

-ازدواج و طلاق: برای شناسایی قانونی وضعیت تأهل در کشورهای خارجی، ارائه گواهی ازدواج یا طلاق ضروری است.

-فرزندخواندگی: ارائه مدارک آپوستیل شده، از جمله گواهی فرزندخواندگی و احکام دادگاه، برای مراحل بین المللی فرزندخواندگی برای والدین قانونی جدید الزامی است.

6. برنامه ریزی املاک و ارث:

-وصیت‌نامه‌ها و امانت‌ها: برای اداره دارایی‌ها ارائه وصیت‌نامه، اسناد امانی و اسناد شبیه آن ضروری است.

-دعاوی وراثت: به منظور تأیید ادعاهای وراثت و انتقال دارایی ها یا دارایی های واقع در حوزه های قضایی خارجی، اسناد مربوطه باید ارسال شوند.

7. اهداف دولتی و رسمی:

-سوابق عمومی: سازمان‌های دولتی برای مقاصد رسمی مختلف، از جمله پرونده‌های مالیاتی، مزایای تامین اجتماعی و مطالبات بازنشستگی، اسناد مورد نیاز را درخواست می کنند.

-حمایت مالی: حامیان برای حمایت از درخواست های مهاجرت اعضای خانواده یا افراد تحت تکفل نیاز به ارائه مدارک دارند.

به طور خلاصه اسناد آپوستیل به عنوان ابزاری ضروری برای افراد، مشاغل و دولت‌هایی که در فعالیت‌های فرامرزی مشغول هستند، استفاده می شود و از صحت و اعتبار قانونی اسناد در حوزه‌های قضایی خارجی اطمینان می‌دهند. چه برای مسائل شخصی، حرفه ای یا حقوقی، درک استفاده از اسناد آپوستیل برای هدایت تراکنش ها و تعاملات بین المللی به طور موثر از اهمیت زیادی برخوردار است.

بسته به هدف و نیازهای کشور مقصد، اسنادی که به آپوستیل نیاز دارند متفاوت است. با این حال، برخی از انواع رایج اسناد که  به آپستیل نیاز دارند عبارتند از:

مدارک شناسایی شخصی:

-شناسنامه

-سند ازدواج

-گواهی فوت

-گواهی های فرزندخواندگی

-گواهی طلاق

مدارک تحصیلی :

-ریز نمرات تحصیلی

-مدارک تحصیلی

-گواهی های ثبت نام

اسناد حقوقی و قضایی:

-وکالتنامه

-سوگندنامه ها

-احکام دادگاه

-اسناد محضری

-بررسی سوابق کیفری

اسناد تجاری و بازرگانی:

-گواهینامه های حسن نیت

-مجوزهای کسب و کار

-قراردادها

-صورت های مالی

اسناد دولتی:

-گواهی های اقامت

-گواهی شهروندی

-ثبت اختراع و علائم تجاری

-مجوزهای صادرات وواردات

-اسناد مالیاتی

مدارک پزشکی و بهداشتی:

-مجوزهای پزشکی

-گواهی سلامت

-سوابق واکسیناسیون

-وکالت نامه پزشکی

مدارک مهاجرت و سفر:

-ویزا

-گذرنامه ها

-اجازه کار

-مجوزهای اقامت

-نامه های حمایتی

بعضی از اسناد نیازمند آپوستیل، بسته به مقررات کشور مقصد متفاوت هستند. به منظور تعیین الزامات دقیق برای صدور گواهینامه آپوستیل در هر مورد خاص توصیه می شود با مقامات مربوطه یا کارشناسان حقوقی مشورت کنید. علاوه بر این، برخی از کشورها به مراحل یا گواهینامه های اضافی فراتر از آپوستیل نیاز دارند.

گواهی آپوستیل تا چه زمانی اعتبار دارد؟

اعتبار گواهی آپوستیل معمولاً به مقررات کشور صادر کننده و الزامات کشور یا سازمان دریافت کننده بستگی دارد. به طور کلی گواهی آپوستیل تاریخ انقضا ندارد. پس از صدور گواهی آپوستیل تا زمانی که سندی که احراز هویت می کند، بدون تغییر و مرتبط با هدفی که برای آن صادر شده است باقی بماند معتبر در نظر گرفته می شود.

با این حال، در رابطه با اعتبار آپوستیل باید عوامل را در نظر گرفت:

1-انقضای مدارک: برخی از مدارک مانند پاسپورت یا ویزا دارای تاریخ انقضا هستند. در چنین مواردی، اعتبار آپوستیل ممکن است با تاریخ انقضای سندی که احراز هویت می کند محدود شود.

2-تغییرات در سند: اگر محتوای سند تغییر کند یا قدیمی شود، آپوستیل از اعتبار خارج می شود. به عنوان مثال، اگر نام یا سایر مشخصات شخصی فرد تغییر کند، ممکن است لازم باشد آپوستیل به روز شود یا دوباره منتشر شود تا تغییرات اعمال شود.

3-تغییرات در مقررات: تغییرات مقرراتی در کشور صادرکننده یا کشور گیرنده ممکن است بر اعتبار آپوستیل تأثیر بگذارد. ضروری است در مورد هرگونه تغییر در الزامات قانونی که ممکن است بر پذیرش اسناد ارسال شده تأثیر بگذارد، آگاه باشید.

4-الزامات خاص: برخی از سازمان ها یا کشورها الزامات خاصی در مورد آپوستیل لحاظ می کنند. توصیه می شود برای اطمینان از انطباق با چنین الزاماتی با مقامات یا نهادهای مربوطه مشورت های لازم را انجام دهید.

به طور خلاصه، خود گواهینامه های آپوستیل معمولاً منقضی نمی شوند واعتبار آنها ممکن است تحت تأثیر عواملی مانند انقضای سند، تغییرات سند یا مقررات و الزامات خاص نهاد دریافت کننده قرار گیرد. در جریان هر گونه تغییر قرار بگیرید و اطمینان حاصل کنید که اسناد آپستیل اعتبار خود را دارند.

هزینه دریافت آپوستیل برای اسناد بسته به عوامل مختلفی از جمله نوع سند، مرجع صادرکننده و هرگونه خدمات اضافی مورد نیاز می تواند متفاوت باشد. در اینجا برخی از عواملی که می توانند بر هزینه تأثیر بگذارند درج گردیده است:

1-نوع سند: پیچیدگی و نوع سندی که آپستیل می شود می تواند بر هزینه تأثیر بگذارد. به عنوان مثال، اسناد اولیه مانند گواهی تولد یا ریز نمرات تحصیلی ممکن است در مقایسه با اسناد حقوقی پیچیده تر یا قراردادهای تجاری هزینه کمتری داشته باشند.

2-مرجع صادرکننده: مرجع مسئول صدور آپستیل، مانند دفتر وزیر امور خارجه یک کشوره یا یک سازمان دولتی ملی می تواند هزینه های متفاوتی دریافت کند. هزینه ها بین حوزه های قضایی متفاوت است.

3-تعداد اسناد: تعداد مدارکی که نیاز به گواهی آپوستیل دارند طبیعتاً بر هزینه کلی تأثیر می گذارد. برخی از مقامات نرخ های تخفیفی برای ارائه چندین سند به طور همزمان درخواست می کنند.

4-خدمات اضافی: برخی از خدمات اضافی، مانند پردازش سریع، خدمات پستی یا محضر، می تواند هزینه اضافی داشته باشند. این هزینه ها می تواند به کل هزینه های اخذ مدارک آپوستیل اضافه کند.

5-خدمات شخص ثالث: افراد یا کسب و کارها ممکن است استفاده از خدمات یا نمایندگی های شخص ثالث را برای انجام فرآیند آپوستیل از طرف خود انتخاب کنند. این خدمات هزینه های خدمات را علاوه بر هزینه های آپوستیل دولت دریافت می کنند.

6-حمل و نقل و جابجایی: اگر اسناد نیاز به حمل بین المللی داشته باشند یا نیاز به رسیدگی خاصی داشته باشند، هزینه های اضافی برای حمل و نقل و جابجایی اعمال شود.

تحقیق در مورد الزامات و هزینه های خاص مربوط به اخذ اسناد آپوستیل در حوزه قضایی مربوطه ضروری است. وب‌سایت‌های دولتی، وب‌سایت‌های سفارت یا کنسولگری یا ارائه‌دهندگان خدمات حقوقی می‌توانند اطلاعات دقیقی در مورد هزینه‌ها و مراحل صدور گواهینامه آپوستیل ارائه دهند. علاوه بر این، توصیه می‌شود برای هر گونه هزینه اضافی بالقوه، مانند هزینه‌های پردازش سریع یا هزینه‌های حمل، بودجه مناسب در نظر بگیرید.

تفاوت ترجمه رسمی مدارک و آپوستیل:

ترجمه رسمی اسناد:

هدف: ترجمه رسمی اسناد شامل ترجمه یک سند از یک زبان به زبان دیگر با حفظ قالب و محتوای اصلی آن است. هدف از ترجمه این است که یک سند به طور دقیق درک شده و از نظر قانونی در حوزه قضایی دیگر زبان استفاده شود

روند:

یک مترجم یا دارالترجمه معتبر معمولاً ترجمه را انجام می دهد.

مترجم با الصاق امضا و یا مهر خود بر روی سند ترجمه شده صحت ترجمه را تأیید می کند.

بسته به الزامات مرجع یا مؤسسه دریافت کننده، سند ترجمه شده می تواند نیاز به تأیید بیشتر داشت باشد

نمونه هایی از اسناد:

-شناسنامه

-سند ازدواج

-ریز نمرات تحصیلی

-قراردادهای حقوقی

-مدارک مهاجرت

آپوستیل:

هدف: آپوستیل نوعی از احراز هویت است که صحت یک سند را برای استفاده بین المللی تأیید می کند. هدف از آپوستیل ساده‌سازی فرآیند قانونی‌سازی سند و اطمینان از اینکه سند در کشورهای طرف کنوانسیون لاهه 1961 به رسمیت شناخته شده است.

روند:

آپوستیل توسط یک مرجع تعیین شده در کشوری که سند در آن صادر شده است صادر می شود.

این سند اصالت سند از جمله امضای مرجع صادرکننده را برای استفاده در حوزه های قضایی خارجی تأیید می کند.

آپوستیل مستقیماً روی سند یا در برگه جداگانه ای که به آن ضمیمه شده است الصاق می شود که حاوی اطلاعات ضروری مانند کشور صادرکننده، نام امضاکننده و تاریخ صدور است.

نمونه هایی از اسناد:

-شناسنامه

-سند ازدواج

-ریز نمرات تحصیلی

-وکالتنامه

-اسناد محضری

تفاوت های کلیدی:

-هدف: ترجمه رسمی بر ترجمه محتوای یک سند به زبان دیگر متمرکز است، در حالی که آپوستیل بر تأیید اعتبار و امضای یک سند برای استفاده بین المللی تمرکز دارد.

-فرآیند: ترجمه رسمی شامل تخصص زبانی و گواهی توسط مترجم است، در حالی که آپوستیل شامل تأیید اعتبار قانونی توسط یک مرجع تعیین شده است.

-شناسایی قانونی: ترجمه رسمی تضمین می کند که محتوای سند در حوزه قضایی زبان دیگری قابل درک است، در حالی که آپوستیل تضمین می کند که سند از نظر قانونی در کشورهای خارجی طرف کنوانسیون لاهه به رسمیت شناخته شده و پذیرفته شده است.

به طور خلاصه، در حالی که هر دو ترجمه رسمی و آپوستیل برای استفاده از اسناد بین‌المللی مهم هستند، اهداف متمایزی را دنبال می‌کنند: ترجمه رسمی وضوح زبانی را تضمین می‌کند، در حالی که آپوستیل اعتبار قانونی را فراهم می‌کند. بسته به الزامات کشور یا مؤسسه مقصد، ممکن است مدارک به یکی یا هر دو نوع گواهی نیاز داشته باشند.

جهت اخذ اطلاعات بیشتر و اخذ وقت مشاوره جهت انواع ویزا و اقامت و ویزای کار و سرمایه گذاری و تحصیل در کشورهای مختلف  در ساعات اداری با شماره موسسه تماس حاصل فرمایید:

021-88662180